KSeF od 1 stycznia 2027 r. Ostatni kwartał na przygotowania dla najmniejszych firm z Suwalszczyzny

Sezon turystyczny nad Wigrami i Hańczą dobiegł końca, a dla tysięcy lokalnych firm, warsztatów, sklepów i kwaterodawców z Suwalszczyzny zaczyna się kluczowy kwartał.

Od 1 stycznia 2027 roku wchodzi bezwzględny obowiązek fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur dla najmniejszych przedsiębiorców. Choć Ministerstwo Finansów przesunęło kary za błędy na 2028 rok, to od noworocznej faktury zależy płynność finansowa Twojego biznesu. Sprawdź harmonogram działań na październik, listopad i grudzień, policz limit i przygotuj swoją firmę bez niepotrzebnego stresu.

Ostatni kwartał bez KSeF. Kogo dotyczy obowiązek od 1 stycznia 2027 roku?

Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają największe firmy, z ponad 200 mln zł sprzedaży brutto w 2024 r. 1 kwietnia dołączyli podatnicy z miesięczną sprzedażą brutto powyżej 10 tys. zł. Pozostali muszą przejść na KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Na Suwalszczyźnie obowiązek od stycznia obejmie między innymi kwaterodawców, którzy od czasu do czasu wystawiają fakturę firmie organizującej wyjazd integracyjny, fryzjerów i kosmetyczki, drobnych rzemieślników, stolarzy, fotografów weselnych oraz rolników prowadzących działalność obok gospodarstwa. Dotyczy on również firm zwolnionych z VAT. Według Ministerstwa Finansów podatnik zwolniony wystawia fakturę na żądanie nabywcy, a takie dokumenty trafiają do KSeF, w zależności od przypadku od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

Od 1 lutego 2026 r. każda firma odbiera w KSeF faktury zakupowe od kontrahentów, którzy wystawiają je w systemie. Odroczenie do końca roku dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Faktury za paliwo z sieciowej stacji, materiały z hurtowni budowlanej czy abonament telefoniczny trafiają do KSeF także wtedy, gdy odbiorca nigdy nie zalogował się do systemu.

Kary za błędy w KSeF dopiero od 2028 roku

We wrześniu Ministerstwo Finansów przekazało informację, na którą czekało wielu przedsiębiorców. Skarbówka nie będzie karać za błędy związane ze stosowaniem KSeF o rok dłużej, czyli do końca 2027 r. Resort zareagował na apele branży, bo dotychczasowy harmonogram był dla najmniejszych firm wyjątkowo niekorzystny. Kary z art. 106ni ustawy o VAT miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 r., czyli tego samego dnia, w którym najmniejsze firmy tracą możliwość fakturowania po staremu. 

Stawki sankcji pozostają bez zmian. Za fakturę na 10 tys. zł netto z 23-procentowym VAT wystawioną poza systemem firma może teoretycznie zapłacić nawet 2,3 tys. zł, a przy kilkunastu takich dokumentach w miesiącu suma robi się dotkliwa. Zmienia się wyłącznie termin. Urzędy mają móc korzystać z tych przepisów od 1 stycznia 2028 r., a ministerstwo zaznacza, że dodatkowy rok nie zwalnia nikogo z korzystania z KSeF. Data startu obowiązku, czyli 1 stycznia 2027 r., pozostaje bez zmian.

Jak policzyć limit 10 tys. zł w KSeF i co grozi po przekroczeniu?

Pierwsze zadanie na październik to sprawdzenie, czy firma mieści się w limicie 10 tys. zł brutto miesięcznie. Do limitu wlicza się wyłącznie faktury dla firm (B2B), które podlegają obowiązkowi KSeF. Faktury wystawione z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł do limitu się nie wliczają.

Weźmy sklep ogrodniczy przy jednej z suwalskich ulic wylotowych. Jesienią przez jego kasę fiskalną przechodzi około 15 tys. zł miesięcznie: cebulki tulipanów, torf, agrowłóknina na zimę. Faktury wystawia rzadko, głównie dwóm lub trzem firmom zajmującym się zielenią, na łączną kwotę około 2 tys. zł. Do limitu liczą się tylko te faktury. Właściciel może więc do końca grudnia wystawiać je po staremu, a obowiązkowy KSeF obejmie go od 1 stycznia 2027 r..

Druga zasada jest ważna dla firm sezonowych. Jednorazowe przekroczenie limitu 10 tys. zł w danym miesiącu oznacza natychmiastowe i trwałe wejście do KSeF. Obowiązek może powstać od faktury, która przekroczy limit. Kwaterodawca, który w październiku wystawi firmie fakturę za pobyt grupy szkoleniowej na 12 tys. zł, od tej faktury fakturuje już w KSeF.

Przygotowując się do obsługi KSeF, warto już w październiku zająć się następującymi sprawami:

●       podsumuj faktury B2B z każdego miesiąca 2026 roku i sprawdź, czy żaden nie przekroczył 10 tys. zł brutto,

●       oddziel sprzedaż z kasy fiskalnej od faktur wystawianych firmom,

●       zaloguj się do KSeF i sprawdź, jakie faktury zakupowe już na ciebie czekają,

●       zaplanuj większe zlecenia na IV kwartał z uwzględnieniem limitu.

Certyfikat KSeF zamiast tokena i wybór programu do faktur z KSeF

Formalności związane z dostępem do systemu najlepiej załatwić w listopadzie, a przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność mają to zadanie ułatwione. Uprawnienia właścicielskie w KSeF otrzymują automatycznie na podstawie NIP, bez składania wniosków w urzędzie skarbowym. Do pierwszego logowania wystarczy Profil Zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Większą zmianą jest sposób połączenia z programem do faktur. Program do faktur łączy się z KSeF za pomocą specjalnego klucza dostępu, który przedsiębiorca generuje po zalogowaniu do systemu i wpisuje w ustawieniach programu. Do końca 2026 roku takim kluczem może być token albo certyfikat KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. tokeny przestaną działać i jedyną metodą połączenia pozostanie certyfikat. Najmniejsze firmy zaczną więc wystawiać faktury w KSeF dokładnie w dniu, w którym zniknie prostsza z tych metod, dlatego certyfikat warto wygenerować jeszcze w tym roku. Jest ważny dwa lata, a firma może utworzyć kilka certyfikatów, na przykład osobny dla pracownika wystawiającego faktury. Przydaje się też przy braku internetu, bo pozwala wystawiać faktury w trybie offline i przesłać je do KSeF później. 

W tym samym czasie warto zdecydować, w czym firma będzie wystawiać faktury. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację, która przy kilku fakturach w miesiącu w zupełności wystarcza, choć każdą z nich trzeba potem ręcznie przepisać do ewidencji. Przedsiębiorcy, którzy sami prowadzą księgowość, częściej wybierają program do KPiR połączony z KSeF. Faktura wystawiona w takim programie trafia do systemu jednym kliknięciem, a faktury od dostawców pobierają się same i od razu lądują w księdze przychodów i rozchodów. Przykładem takiego narzędzia jest Systim, program do KPiR i samodzielnej księgowości, w którym fakturowanie w KSeF, ewidencja i rozliczenia podatkowe są połączone w jednym miejscu. Faktury sprzedażowe trafiają z programu do KSeF, a faktury od dostawców pobierają się z systemu i księgują automatycznie w KPiR albo w ewidencji ryczałtu. Dla suwalskich firm przydatne są dwie funkcje: wystawianie faktur walutowych, na przykład w euro dla klientów z Litwy, oraz obsługa paragonów fiskalnych razem z fakturami, co ułatwi sklepom i warsztatom przejście na nowe zasady od stycznia. Program na bieżąco pokazuje podatki i składkę zdrowotną do zapłaty, wysyła e-deklaracje, a statusy faktur w KSeF można sprawdzić także w wersji mobilnej. Przed decyzją można go bezpłatnie przetestować przez 30 dni, czyli akurat w okresie przygotowań przed końcem roku.

Program do faktur z KSeF powinien sam wysyłać faktury do systemu i pokazywać przy każdej z nich status oraz nadany numer KSeF, a faktury od dostawców pobierać automatycznie i przenosić do ewidencji kosztów. Przydaje się obsługa certyfikatu KSeF i trybu offline, dzięki której faktura powstanie także przy awarii internetu. Klientom spoza systemu, czyli konsumentom i firmom z Litwy, program powinien przygotować czytelną wersję faktury z kodem QR. Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, warto też sprawdzić, czy można nadać mu dostęp do dokumentów.

Faktury z kasy fiskalnej i faktury dla klientów z Litwy w KSeF

Ostatni miesiąc roku najlepiej przeznaczyć na próbę generalną w środowisku testowym KSeF, które Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie. Faktury wystawione w nim nie mają skutków podatkowych, więc przedsiębiorca może spokojnie sprawdzić cały proces: od wystawienia dokumentu, przez nadanie numeru KSeF, po pobranie faktury kosztowej. Warto też przetestować połączenie programu do faktur z systemem, bo większość problemów w pierwszych dniach stycznia dotyczy właśnie logowania i certyfikatów.

W grudniu kończą się też dwa wyjątki ważne dla handlu i usług. Według MF do 31 grudnia 2026 r. możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) bez obowiązku ich wystawiania w KSeF. Od stycznia faktura dla firmy, która zapłaciła przy kasie, także przechodzi przez system. Dotyczy to sklepów, warsztatów samochodowych, stacji diagnostycznych i punktów usługowych, gdzie klient firmowy często prosi o fakturę do paragonu.

W suwalskich warsztatach, hurtowniach i pensjonatach klient z Litwy to codzienność, dlatego warto wiedzieć, że faktura dla litewskiej firmy także powstaje w KSeF. Kontrahent zza granicy nie korzysta jednak z polskiego systemu, więc dostaje fakturę tak jak dotychczas, na przykład mailem w PDF-ie, z dodatkowym kodem QR, po którego zeskanowaniu może sprawdzić dokument w KSeF. Inaczej wygląda sytuacja z turystą z Kowna, który prosi o fakturę na siebie, a nie na firmę. Faktury dla osób prywatnych są wyłączone z obowiązku KSeF, więc pensjonat wystawi mu ją w takiej formie jak do tej pory.

Jak wystawić fakturę w KSeF: pierwszy miesiąc krok po kroku

Od pierwszego dnia roboczego 2027 roku każda faktura dla firmy trafia najpierw do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer i dopiero wtedy jest uznawana za wystawioną. Polski kontrahent pobiera ją bezpośrednio z systemu albo przez własny program księgowy, więc wysłanie PDF-a mailem przestaje być konieczne. Wielu przedsiębiorców i tak robi to z przyzwyczajenia, żeby klient szybciej zobaczył kwotę i numer konta do przelewu.

Pierwsze tygodnie najlepiej przejść według prostego schematu:

1. wystaw fakturę w programie lub aplikacji MF i wyślij ją do KSeF,
2. sprawdź, czy dokument otrzymał numer KSeF,
3. klientom spoza systemu (konsumentom, firmom zagranicznym) przekaż wizualizację z kodem QR,
4. przy braku internetu wystaw fakturę w trybie offline i prześlij ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego,
5. raz w tygodniu pobierz faktury zakupowe i ujmij je w KPiR.

W pierwszych tygodniach stycznia dobrze jest po każdej wysłanej fakturze zajrzeć do programu i sprawdzić, czy system nadał jej numer KSeF. Najczęściej problem pojawia się przy literówce w NIP-ie nabywcy albo przy pierwszej korekcie, której przedsiębiorca wcześniej nie wystawiał w systemie. Takie pomyłki da się poprawić bez nerwów, zwłaszcza że urzędy skarbowe mają zacząć karać dopiero w 2028 roku. Najważniejsze daty z całego kalendarza przygotowań wyglądają tak:

Kiedy w połowie października przedsiębiorcy z pogranicza usiądą na Forum Biznesowym, żeby rozmawiać o bezpieczeństwie firm w niepewnych czasach, właściciel sklepu ogrodniczego z Suwałk czy pensjonatu nad Wigrami może mieć już za sobą pierwszy krok: policzony limit i jasność, ile faktur dla firm naprawdę wystawia w ciągu miesiąca. Pozostałe przygotowania zajmą mu kilka wieczorów rozłożonych na listopad i grudzień. Efekt będzie widać 2 stycznia, kiedy pierwsza faktura w nowym roku trafi do klienta równie sprawnie jak ostatnia w starym.

(artykuł sponsorowany)