Agencja Rozwoju Regionalnego „ARES” S.A. w Suwałkach poszukuje kandydata/kandydatkę na stanowisko Specjalista ds. obsługi sekretariatu
I. Wymagania:
1. pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
2. niekaralność za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,
3. wykształcenie wyższe,
4. wiedza z zakresu obsługi sekretariatu oraz prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych (tryby z ustawy – prawo zamówień publicznych, oraz rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności), znajomość ustawy – prawo zamówień publicznych,
5. minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku związanym z obsługą Sekretariatu oraz udzielaniem zamówień publicznych,
6. bardzo dobra znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych (biegła obsługa pakietu MS Office), znajomość specyfiki mediów społecznościowych, obsługi facebook, znajomość obsługi programu Poczty Polskiej – Elektroniczny Nadawca,
7. dyspozycyjność do pracy w godzinach 7.00 – 15.00 od poniedziałku do piątku,
8. wysoka kultura osobista, komunikatywność, umiejętności interpersonalne ukierunkowane na pracę z klientem oraz pracę w zespole,
9. dokładność i terminowość w wykonywaniu obowiązków, dobra organizacja pracy, umiejętność pracy pod presją czasu, odpowiedzialność.
II. Główne obowiązki:
1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania sekretariatu, w tym:
- obsługa interesantów, udzielanie informacji, łączenie rozmów telefonicznych,
- prowadzenie ewidencji i dystrybucja korespondencji Spółki, prowadzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- organizacja spotkań w biurze Spółki, obsługa posiedzeń Zarządu Spółki, Rady Nadzorczej, Walnych zgromadzeń Akcjonariuszy,
- prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych, wystawianie poleceń wyjazdów służbowych,
- redagowanie pism, dokumentów, umów zleconych przez bezpośredniego przełożonego, bądź Zarząd Spółki,
- prowadzenie kalendarza spotkań Zarządu Spółki, - obsługa programu Poczty Polskiej – Elektroniczny Nadawca, - dbanie o wygląd Sekretariatu,
2. nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
3. bieżąca obsługa administracyjna i zaopatrzeniowa Sekretariatu Spółki (w tym m.in.: artykuły biurowe, wizytówki, pieczątki, artykuły spożywcze),
4. prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (tryby z ustawy – prawo zamówień publicznych, oraz rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności), w tym również: - przygotowywanie szczegółowych opisów przedmiotu zamówienia, - szacowanie wartości zamówienia, - prowadzenie rejestru zakupów;
5. prowadzenie rejestru umów na usługi telekomunikacyjne oraz weryfikacja terminów obowiązywania umów, weryfikacja i opisywanie faktur za usługi telekomunikacyjne pod względem poprawności,
6. prowadzenie spraw związanych z Inkubatorem Przedsiębiorczości, w tym przygotowywanie umów najmu, aneksów, wypowiedzeń,
7. prowadzenie miesięcznej ewidencji czasu pracy pracowników Spółki,
8. raportowanie, sporządzanie zestawień, sprawozdań z zadań zleconych,
9. w bieżącej pracy – stosowanie aktualnie obowiązujących przepisów, w tym w szczególności:
a. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
b. ustawy – Prawo zamówień publicznych i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, c. wewnętrznych regulacji prawnych.
III. Miejsce pracy: Suwałki.
IV. Wymagane dokumenty:
1. list motywacyjny,
2. życiorys (CV), który powinien zawierać w szczególności:
- informację nt. wykształcenia,
- informację nt. stażu pracy oraz doświadczenia zawodowego,
- informację nt. posiadanych kwalifikacji, umiejętności, przebytych kursach itp.,
- zgodę kandydata następującej treści: „zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji”
3. oświadczenie o niekaralności,
4. oświadczenie, że nie jest prowadzone przeciwko kandydatowi postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe,
5. oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych.
V. Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, iż: 1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Agencja Rozwoju Regionalnego „ARES” S. A. z siedzibą ul. Noniewicza 42A, 16-400 Suwałki;
2. kontakt z administratorem danych osobowych – inspektor@ares.suwalki.pl ;
3. podane dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb rekrutacji: - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. c oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.;
4. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres 7 dni od zakończenia rekrutacji;
5. posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, prawo do przenoszenia danych – dotyczy danych wymaganych Kodeksem Pracy, a w pozostałym zakresie posiada również Pani/Pan prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
6. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego;
7. podanie danych osobowych w zakresie wymaganym Kodeksem Pracy jest obligatoryjne, w pozostałym zakresie jest dobrowolne;
8. Pani/Pana dane nie będą profilowane.
VI. Oferujemy: zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy.
Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie dokumentów, o których mowa w pkt. IV, na adres:
Agencja Rozwoju Regionalnego „ARES” S.A. w Suwałkach,
ul. Noniewicza 42A,
16-400 Suwałki,
Sekretariat Spółki
w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Aplikacja na stanowisko Specjalisty ds. obsługi sekretariatu”
Wszystkie dokumenty winny być złożone w oryginale.
Aplikacje należy dostarczyć do dnia 26 kwietnia 2023 roku.
Kolejnym etapem rekrutacji będzie rozmowa kwalifikacyjna
