Elektroniczny obieg faktur kosztowych w branży HoReCa

W branży HoReCa wszystko dzieje się szybko — dostawy, rezerwacje, zmiany grafików, zakupy. Konieczność ręcznego przetwarzania faktur kosztowych nie sprzyja efektywności, generuje natomiast chaos i błędy

Sposobem na uzyskanie lub odzyskanie kontroli nad dokumentacją oraz realną oszczędność czasu operacyjnego okazuje się elektroniczny obieg dokumentów.

Tradycyjny obieg faktur kosztowych w HoReCa – przepis na bałagan

Każda osoba z praktycznym doświadczeniem w gastronomii lub hotelarstwie wie, że faktura przyklejona taśmą do kartonu z towarem to często nie żart, ale do niedawna dość popularny sposób na realizację obiegu tego dokumentu. To także prosty przepis na chaos i błędy operacyjne.

Przykładowy obieg faktur w takim chaotycznym modelu wygląda następująco: dokument trafia do kuchni, biura, recepcji, a stamtąd – o ile nie zaginie po drodze – do osoby odpowiedzialnej za rozliczenia. Często zostaje na blacie, ginie w szufladzie lub skrzynce e-mail. W takim obiegu brakuje ustalonego procesu i wyraźnych procedur.

Konsekwencje papierowego obiegu faktur kosztowych bywają różne: nieterminowe płatności, zdublowane dokumenty, trudności w przypisaniu kosztów do konkretnej lokalizacji lub wydarzenia. Dochodzą stres i niepewność, kto właściwie jest odpowiedzialny za przeprocesowanie dokumentu. W większych organizacjach przetwarzających nawet kilkaset faktur miesięcznie taki chaos prędzej czy później odbije się na relacjach z dostawcami i płynności finansowej.

Elektroniczny obieg faktur — wyraźna zmiana w codziennej pracy

HoReCa to branża trudna i dynamiczna, w której wszystko dzieje się „tu i teraz”. Wszelkie opóźnienia czy błędy organizacyjne mocno rzutują na efektywność operacyjną. W takim środowisku nieocenionym wsparciem okazują się elektroniczne systemy obiegu dokumentów optymalizujące m.in. obieg faktur kosztowych.

Elektroniczny obieg dokumentów oznacza wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego odpowiedzialnego za akcelerację, automatyzację czy unifikację workflow kluczowych procesów operacyjnych: zarządzanie dokumentacją, procesami decyzyjnymi, archiwizacją czy bezpieczeństwem danych. Nie opiera się bynajmniej na przesyłaniu mailem pliku PDF i ręcznym przeniesieniu go do folderu w chmurze.

Każdy dokument trafia do systemu od razu po otrzymaniu. Wersja elektroniczna (skan, PDF, e-faktura) jest rejestrowana, oznaczana i przypisywana do osoby odpowiedzialnej. Można ją łatwo skojarzyć z konkretnym zakupem, działem czy lokalem. Znika problem „wędrujących dokumentów”. Co ważne, system elektronicznego obiegu dokumentów działa na podstawie wcześniej zdefiniowanych ścieżek akceptacji, łącznie z przypisaniem ról, priorytetów, etapów i powiadomień. Także wtedy, gdy ktoś jest na urlopie, ponieważ inna osoba może przejąć zadanie zgodnie z procedurą.

Korzyści z wdrożenia cyfrowego obiegu faktur kosztowych w HoReCa

Wykorzystanie platformy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) sprawia, że workflow obiegu faktur i innych dokumentów staje się mierzalny, przewidywalny i wolny od przestojów. Zaawansowane systemy umożliwiają sprawną integrację z ERP czy zewnętrznym systemem finansowo-księgowym, co w branży HoReCa okazuje się niezwykle istotne.

Elektroniczny system obiegu faktur docenią zwłaszcza większe firmy obsługujące wiele lokalizacji, prowadzące różne wydarzenia czy korzystające z usług wielu podwykonawców. Operowanie takim oprogramowaniem na współczesnym rynku to zresztą nie wygoda, ale standard, jeśli chce się budować konkurencyjność i myśleć o jej utrzymaniu. Warto pamiętać, że sukces jest w dużej mierze warunkowany wdrożeniem odpowiedniej platformy, tzn. odpowiadającej na aktualne i przyszłe zapotrzebowanie danej organizacji.

Jak właściwie podejść do tego procesu? Warto postawić na system z jednej strony funkcjonalny, z drugiej strony taki, który będzie rozwijał się wraz z firmą – niezależnie od tego, czy zarządza się jednym lokalem, siecią restauracji, czy grupą hoteli. System powinien być dostępny z poziomu przeglądarki i urządzeń mobilnych, powinien też umożliwiać integrację z innymi rozwiązaniami w firmie, od ERP po narzędzia do rozliczeń czasu pracy. Wszelkie wątpliwości, „za” i przeciw”, warto skonsultować z doświadczonym i renomowanym dostawcą.

(artykuł sponsorowany)