Jak zamiana plików z PDF na Word wpływają na transformację firm

Przyglądamy się temu, jak zamiana PDF na Word, dostępne inne narzędzia PDF kształtują małe firmy, wpływają na ich transformację cyfrową.

Przyjęcie Transformacji Cyfrowej: Jak Narzędzia PDF Kształtują Przyszłość Małych Firm

Choć mamy już 2024 rok, to nadal wiele małych firm w Polsce funkcjonuje jakby w innym świecie. Osoby, które założyły swoją działalność 20-30 lat temu, są często niechętne nowym rozwiązaniom. Oczywiście, nic na siłę, gdyż nie każdy musi korzystać z nowych systemów, zwłaszcza informatycznych czy elektronicznych. Nie da się jednak ukryć, że transformacja cyfrowa ma spory wpływ na ulepszenie pewnych procesów. Już choćby zwykły konwerter PDF na Word jest w stanie skrócić niektóre prace, a do tego zapewnić oszczędności czasu i przestrzeni. Przyjrzyjmy się zatem temu, jak właśnie taka transformacja poprzez konwertowanie PDF na Word i inne działania kształtuje przyszłość małych firm.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Na początek warto zastanowić się nad tym, czym w zasadzie jest transformacja cyfrowa. Jest to proces polegający na wykorzystywaniu technologii cyfrowych, których zadaniem jest usprawnienie produkcji, usług, digitalizacja firmy. Chodzi po prostu o to, aby procesy i informacje w formie analogowej zostały zastąpione przez cyfrowe odpowiedniki. Najbardziej widać to właśnie na przykładzie dokumentów. Nowoczesne firmy ograniczają ilość papieru, dzięki czemu zyskują sporo udogodnień:

szybszy dostęp do dokumentów,
lepszą edycję dokumentów,
mniej miejsca na przechowywanie,
oszczędności na zakupie papieru,
unowocześnienie firmy,
otwarcie się na innych klientów.

Oczywiście transformacja cyfrowa związana jest z wieloma innymi atutami, jednak nam najbardziej akurat chodzi o tworzenie i zarządzanie dokumentami. Można przecież zamienić plik z Word na PDF, dzięki czemu w kilka chwil powstanie nowy dokument, który będzie potrzebny dla firmy lub klienta. W tradycyjnym ujęciu konieczne było tworzenie od podstaw nowego dokumentu, który najpierw należało napisać, potem wydrukować, a na końcu dostarczyć pocztą lub osobiście klientowi. Dziś wszystko to można zrobić w parę chwil online.

Narzędzia PDF i ich rola w transformacji

Tworzenie i zarządzanie danymi dla wielu firm, zwłaszcza tych najmniejszych staje się coraz większym wyzwaniem. Wiele osób wymaga po prostu dokumentów cyfrowych, co zapewnia im szybkie działania. Dlatego też nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentami odgrywają znaczącą rolę w transformacji.

Dziś mamy na rynku rozwiązania typu konwertuj PDF na Word, które dodatkowo oferują kompleksowe narzędzia PDF, które pomogą zmienić na lepsze praktyki biznesowe i o wiele bardziej zabezpieczyć dane. Możemy bowiem z łatwością postawić na zmianę plików z PDF na Word, ich ochronę hasłem czy też choćby cyfrowe podpisywanie plików. Równie istotna jest przecież kompresja plików PDF do mniejszego rozmiaru, dzięki czemu jeszcze bardziej ułatwiamy niektóre procesy, stawiamy na oszczędności.

Wiele osób boi się nowoczesnych technologii, a zwłaszcza tego, że będą musiały ponosić wysokie koszta ich licencji czy obsługi. Tymczasem taki offline bądź online konwerter czy edytor plików z PDF do Word, może wiązać się z niskimi kosztami miesięcznymi czy też z opcją wykupienia od razu licencji na rok. Choć nikt nie lubi wydatków firmowych, to przecież transformacja cyfrowa będzie oznaczała dodatkowe oszczędności. Nie musimy przecież aż tyle kupować papieru do drukowania, a także ponosić kosztów z drukowaniem, kopiowaniem dokumentów. Niektórzy zapominają, że w skali rocznej są to koszta rzędu setek, tysięcy złotych, zwłaszcza w sytuacji, gdy wszystko księgujemy, fakturujemy.

Wystarczy tylko wspomnieć o tym, że niektóre firmy wciąż do każdego zamówienia dodają fizyczną fakturę, rachunek na stronach A4. Przy setkach, tysiącach sprzedanych produktów mamy zatem równie dużo stron, które musimy wygenerować, wydrukować i dołączyć do wysyłki. A tymczasem można postawić na prosty kreator faktur, który stworzy dla nas dokument i wyśle go do klienta na adres mailowy. Możemy na życzenie taki dokument z łatwością edytować, dostępna jest zamiana PDF na Word, jak i inne rodzaje plików.

Wiele osób w małych firmach wciąż popełnia ten sam błąd, który polega na tworzeniu kopii dokumentów. W takiej sytuacji nie tylko tworzymy i drukujemy dokumenty dla klientów, ale także i kopie dla nas samych. Później te lądują w segregatorach, pudłach i są magazynowane w szafach, wydzielonych do tego pomieszczeniach. A przecież dokumenty w formie fizycznej przede wszystkim zajmują cenne miejsce w biurze, są podatne na uszkodzenia, jak i można je nawet zgubić. O wiele trudniej jest też nimi zarządzać. Kiedy wszystko z kolei mamy w formie cyfrowej, na swoich dyskach, w chmurze, możemy mieć do nich łatwy dostęp. Gdy klient chciałby jeszcze raz dokument, ale w innym pliku, to wybieramy wtedy opcję konwertuj PDF na Word, otrzymujemy gotowy dokument i błyskawicznie wysyłamy go mailowo.

Podsumowanie

Jak zatem widać, transformacja cyfrowa w małych firmach poprzez nowoczesne programy, jak najbardziej ma sens. Tym bardziej, że narzędzia PDF to również często wyeliminowanie konieczności ręcznego wprowadzania danych, efektywne odzyskiwanie dokumentów. Większość z nich jest tak prosta i automatyczna, że bez trudu można nauczyć ich obsługi nawet osoby, które nie są zbyt obyte z nowoczesnymi technologiami. Dlatego ich wprowadzenie jest tym bardziej opłacalne dla właścicieli i stanowi klucz do przyszłości, sprawnego funkcjonowania firmy.

(artykuł sponsorowany)