Gdy pracujemy nie myślimy o dokumentach, które będą nam potrzebne do obliczenia naszej przyszłej emerytury. Firmy zamykają działalność, upadają i nie dbają o byłych pracowników, którym pozostawiają problemy z dotarciem do dokumentacji osobowej i płacowej. Sami pracownicy nie zbierają dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i czas zatrudnienia. Kłopoty pojawiają się w momencie gdy przychodzi czas odejścia na emeryturę. Bez kompletu dokumentów ZUS nie może naliczyć kapitału początkowego, co skutkuje wyliczeniem znacznie niższej kwoty comiesięcznej wypłaty niż się tego spodziewa przyszły emeryt.
Wielu potencjalnych emerytów ma problemy z dotarciem do pełnej dokumentacji, która pozwoli na prawidłowe ustalenie kapitału początkowego. Przeliczenie tej części składowej emerytury może zwiększyć pobierane świadczenie nawet o kilkaset złotych.
Jeżeli ktoś nie może udowodnić wysokości osiąganych zarobków z powodu likwidacji zakładu pracy lub zniszczenia dokumentacji płacowej wówczas osiągane wynagrodzenie może być ustalone na podstawie dokumentacji zastępczej, jeśli taką ktoś posiada. Mogą to być umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz inne dowody, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia pracownika.
Jak zrobić pierwszy krok?
Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych dokumentów (pism otrzymywanych z zakładu pracy, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) powinny ustalić jego dokładną nazwę oraz adres, a także, w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach. Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął może przechowywać związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Spółki prawa cywilnego i handlowego, (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt np. do Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. St. Okrzei 1), które od października 2013 r. jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie. W archiwum tym - pod numerem telefonu (22) 635 68 22 - działa punkt informacyjny.
Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy prywatnej. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji terenowej.
Zasady postępowania z dokumentacją w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych, w kościołach i związkach wyznaniowych - jednostki te ustalają we własnym zakresie.
ZUS również dysponuje spisem zlikwidowanych zakładów pracy wraz z wykazem miejsca przechowywania dokumentacji danej firmy. Spis ten dostępny jest na stronie internetowej http://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy jak również w każdej jednostce ZUS.
Katarzyna Krupicka
Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS województwa podlaskie.
